Kosztorys powykonawczy, podobnie jak każdy inny kosztorys, powstaje w wyniku ogromnego wysiłku pracy wielu osób. Tylko mniejsze projekty mogą być realizowane przez jedną osobę, lecz w gruncie rzeczy inni współpracownicy mają zawsze w tym pośredni wkład – chociażby informatyk, który programuje komputer, przystosowuje go do pracy związanej z tworzeniem kosztorysów wykonawczych.
Głównym zadaniem, z jakim na sam początek muszą zmierzyć się osoby podchodzące poważnie do problemu stworzenia kosztorysu jest określenie właściwych danych tzw. „wyjściowych”, czyli od których rozpoczynają się wszelkie pozostałe obliczenia. Wśród nich jest określenie właściwych cen towarów, produktów i materiałów, a także koszty pracy. Następnie, aby kosztorys powykonawczy był kompletny, ustala się ilości powyższych, które będą niezbędne w celu dokończenia budowy projektu lub remontu istniejącej już budowli, czy tez budynku. Takie szacunki są oczywiście bardzo trudne do wykonania. Niekiedy należy zasięgać porad u specjalistów w danej dziedzinie. Oczywiście wystawienie wiążącej opinii również nie jest nigdy darmowe.
Następnie wprowadza się dane do komputera, który wyposażony jest w odpowiednie oprogramowanie bazujące na właściwych algorytmach. Dopiero one potrafią dopowiedzieć to, czego nie widać na pierwszy rzut oka i czego nie sposób oszacować bez użycia maszyn, ani przeprowadzania skomplikowanych obliczeń. Natomiast dopiero posiadając dane z komputera można podejmować decyzje co do wyboru metod budowy, materiałów i tym podobnych kwestii.